|
|
 |
| |
| |
Sistem penyimpanan dokumen secara digital yang efektif dapat membantu
menghilangkan metode penyimpanan dokumen secara fisik yang berbiaya
tinggi dan tidak teratur, serta dapat membuat informasi lebih mudah diakses, sama
seperti informasi digital lain yang Anda gunakan dalam bisnis Anda setiap hari.
Dapatkah sistem seperti itu dapat membantu kantor Anda? | |  | | | | |
|
Tanyakan pertanyaan dibawah ini pada diri Anda sendiri: - Apakah Anda
membuang waktu untuk membereskan dan merapikan kembali sistem pengarsipan?
- Apakah
Anda membeli map, lemari arsip, label dan aksesori pengarsipan lain secara teratur?
- Apakah Anda perlu untuk mengopi
dan mengirim atau mem-fax
dokumen ke klien, vendor atau staff dalam organisasi Anda?
- Apakah
Anda menyimpan informasi rahasia, kepemilikan atau hal lain yang sensitif
dalam kantor Anda? Pernahkah Anda mengirimkan data keluar kantor untuk
disimpan, dan baru kemudian menyadari bahwa Anda perlu untuk mengulas kembali
dokumen tersebut?
- Pernahkah Anda putus asa karena tidak bisa
menemukan dokumen penting pada saat diperlukan?
Jika Anda
menjawab YA bahkan pada salah satu pertanyaan saja, melakukan digitalisasi dari
dokumen bisa merampingkan prosedur kantor Anda dan memberikan
Anda waktu lebih banyak untuk melakukan bisnis.
Yang ditawarkan
oleh sistem pengarsipan digital selain mengurangi biaya dan memberikan banyak
ruangan, sistem pengarsipan digital memberikan tiga keuntungan utama: - Anda dapat
secara penuh
mengontrol akses ke arsip digital file dan dengan aman menyimpan informasi
rahasia menggunakan kemampuan enkripsi yang hebat.
-
Anda dapat dengan cepat mempermudah pemberian akses ke pihak yang berwenang untuk
mengakses informasi.
- Anda dapat mengarsipkan dokumen
dan menyiapkan duplikat untuk penyimpanan.
Salah satu dari
tiga keuntungan ini saja dapat membuat biaya untuk meng-upgrade menjadi
bermanfaat untuk banyak bisnis. Setelah Anda melihat keuntungan ini,
bagaimana Anda mendigitalkan beragam dokumen kertas yang Anda punyai? Kedengarannya lebih rumit dari sebenarnya. Anda dapat men-scan
tiap dokumen dengan menggunakan scanner yang sudah ditentukan atau MFP (Multi
Function Printer - Printer Multi Fungsi). Setelah itu dokumen ini akan
tersedia dalam format digital. Secara teknis, scanner apa saja bisa melakukan
tugas ini tapi kenyataannya kalau Anda memiliki banyak dokumen yang perlu di-scan, Anda memerlukan peralatan
berkualitas tinggi yang bisa
merampingkan pekerjaan ini dan tidak membuat Anda stress. Pilihan yang benar
dapat memperbaiki alur kerja, mengurangi biaya secara keseluruhan dan
mengikuti standar industri. Pada saat Anda mengevaluasi scanner dan MFP,
pertimbangkan hal-hal berikut ini: - Berapa banyak kertas dan apa ukurannya
yang Anda gunakan: Dengan kata lain, apakah Anda secara teratur mencetak kertas
yang ukuran besar seperti cetak biru atau mencetak kertas ukuran kuarto? Apakah Anda
membuat brosur berwarna atau brosur lipat tiga, atau hanya dokumen hitam
putih berukuran A4? Setiap
tipe dokumen memiliki kebutuhan scan yang khusus.
- Apakah dokumen
Anda bisa dimasukkan secara otomatis: Jika Anda memiliki setumpuk dokumen
yang besar atau tua dan sudah lapuk, Anda mungkin harus men-scan-nya secara manual
satu persatu. Jika dokumen Anda berukuran standar dan dari jenis yang bisa dimasukkan secara otomatis,
tentu saja Anda menginginkan alat dengan kemampuan menghemat waktu ini.
-
Apa yang perlu Anda lakukan dengan dokumen digital Anda: Apakah Anda
berencana
untuk mem-fax kopian ke klien atau rekan kerja? Apakah Anda perlu untuk mengirim
dokumen via email, atau
hanya mengarsipkannya di folder di jaringan Anda? Sistem yang benar dapat melakukan
tugas-tugas ini secara otomatis dan menghemat waktu Anda.
| | |
Pengiriman lunak untuk pengiriman digital | | |
Pengiriman digital
adalah transmisi bentuk elektronik dari suatu dokumen
atau gambar. Contohnya, pengiriman fax adalah suatu bentuk pengiriman digital.
Pada saat Anda mem-fax suatu dokumen, halaman informasi dikirim melalui jalur
telpon sebagai suatu sinyal digital. Pada saat sampai di tempat tujuan, sinyal ini
diubah kembali ke dalam bentuk grafik asli seperti dokumen yang Anda kirim.
Sekarang, Anda bisa menggunakan berbagai pengiriman digital yang lebih kompleks seperti
dari scan
langsung ke email. HP membawa pengiriman digital
satu langkah lebih jauh dengan perangkat lunak yang intuitif. -
DSS 4.0 Secure Access berfungsi dengan Microsoft Windows NT atau Novell
jaringan yang sudah ada untuk mengontrol akses email. Anda dapat mengontrol
perangkat lunak ini dengan berbagai macam cara, termasuk dengan cara jarak jauh melalui Web Jetadmin.
-
DSS 4.0 Communications menggabungkan semua fitur Secure Access dan
menambahkan kemampuan untuk mengirim fax langsung dari MFP Anda atau
pengirim digital dengan menggunakan LAN (local area network) yang sudah ada,
internet, atau layanan fax Microsoft Windows 2000/XP Anda.
- HP AutoStore
adalah aplikasi tengah yang memberikan Anda kemampuan untuk mengirimkan
dokumen langsung ke folder di jaringan, aplikasi atau back-end database
manajemen dokumen. AutoStore juga mempermudah pelacakan dokumen
dengan memberikan tanda (tag) berbentuk text yang dapat dicari pada
setiap
dokumen yang di-scan. Anda dapat menggunakan aplikasi pencarian dan
fitur pelacakan untuk mencari sebuah dokumen sama seperti Anda mencari data
apa saja di database, hal ini membuat integrasi dokumen digital Anda menjadi
lengkap.
|
| |
| |
Versi cetak printer
