Isi Laporan

To Market, to market

Oleh Jamie Chandler 

Apakah pegawai Anda mengetahui apa yang dilakukan manajer pembelian mereka? Apakah mereka sadar nilai dan keuntungan pembelian yang dibawa ke perusahaan mereka? Ketika ditanyakan, apakah mereka merespon, “Mereka memesan mesin fotokopi dan memastikan bahan-bahan saya sampai di sini tepat waktu?”

‘Beberapa pegawai bisa saja tidak sadar, atau tidak mengerti, nilai pembelian berpengaruh pada dasar dari perusahaan mereka.’

Sejak awal tahun 1990, pembelian meningkat dari sebuah taktik, fungsi transaksi menjadi strategic, proaktif menyimpan kekuatan. Meskipun transformasi ini, bagaimanapun, banyak pegawai yang tidak menyadari, atau tidak mengerti, nilai pembelian berpengaruh pada dasar dari perusahaan mereka. Mereka tidak menyadari bahwa departemen pembelian telah berada di pusat dari banyak inisiatif pengurangan biaya dalam perusahaan Fortune 500, membantu menjalankan perusahaan menjadi organisasi yang menguntungkan.

Walaupun sebuah perusahaan memberikan mandat kepada aktivitas departemen pembelian, pegawai harus mengikuti peraturan dan prosedurnya, semuanya adalah dalam kepentingan yang terbaik dari departemen pembelian untuk membangun kesadaran internal dari aktivitasnya. Pembeli harus melihat diri mereka sebagai konsultan yang menjual nilai mereka. Berikut ada 5 saran untuk membantu pembeli menjual pelayanan mereka dengan lebih baik.

1. Quality Hot Line

Sebuah Quality Hot Line adalah nomor bebas pulsa yang memungkinkan pegawai untuk bertanya kepada pembeli mengenai beberapa inisiatif, mendiskusikan perubahan peraturan sekarang ini atau menghasilkan respon tentang kinerja dari penyalur. Hot Line ini harus berfungsi sebagai sambungan langsung pada seorang manajer pembelian, atau sekelompok manajer pembelian, yang dilatih untuk menangani telepon dengan topic yang bermacam-macam. Indvidu ini juga dilatih untuk memberi  hasil tertinggi dari pelayanan pelanggan, mendemonstrasikan kemampuan memisahkan secara cepat dan memecahkan sebuah masalah.

Quality Hot Line bekerja paling baik jika manajer pembelian memasukkan informasi tentang hubungan langsung ke dalam sistem pengambilan data, seperti perangkat lunak manajemen telepon, dimana digabungkan dengan informasi penting. Perangkat lunak ini tidak hanya membantu representatif Quality Hot Line dengan lebih baik menangani telepon, tetapi juga membantu manajemen menelusi dan mengatur informasi telepon, menelusuri tren, mengidentifikasi masalah umum atau membuka proses pengembangan.

2. Fax-on-Demand

‘Sistem Fax-on-Demand memberikan sebuah jalan otomatis bagi karyawan untuk menerima informasi tertulis tentang fungsi departemen pembelian.’

Sebuah sistem telepon otomatis dapat sangat berguna dalam mempromosikan aktivitas pembelian. Sistem Fax-on-Demand memberikan sebuah jalan otomatis bagi karyawan untuk menerima informasi tertulis tentang fungsi departemen pembelian seperti permintaan pesanan pembelian, menerima informasi atas beberapa kebijakan, memahami peran pembelian dari harga penyalur atau mempelajari tentang perbedaan pengaturan berbagai macam komoditas pembeli.

Dengan program Fax-on-Demand, seorang pegawai menelpon sebuah nomor bebas pulsa dan memilih sebuah program dari menu pilihan. Setelah memasukkan kode PIN atau nomor identitas, karyawan diberikan informasi, yang memungkinkan sistem untuk memberikan dokumen yang diminta dan penelusuran telepon. Fax-on-Demand juga dapat menawarkan nomor dari laporan informasi untuk membantu pembeli menelusuri jumlah telepon, pembagian telepon secara geografik, dokumen yang sering diminta dan rata-rata waktu telepon. Data ini dapat membantu pembeli untuk mengetahui target yang lebih ntuk komunikasi dan aktivitas mereka.

3.  Promosi

Promosi adalah faktor kunci dalam meningkatkan kesadaran pegawai. Dua jalan yang baik untuk aktivitas promosi adalah dengan melangsungkan Open Houses atau Cafetaria Spotlight Tables. Open House dapat berupa makan siang atau kegiatan setelah kerja. Pertemuan ini harus dipusatkan pada:

·         Memberikan pembeli dan pegawai sebuah kesempatan untuk berinteraksi dan mengerti bisnis dan kebutuhan satu sama lain.

·         Memungkinan pembeli atau manajemen pembelian dengan kesempatan untuk menyediakan bahasan dari ketertarikan yang dihubungkan dengan kegiatan pembelian dan dampak mereka pada bisnis.

Satu pendekatan untuk Open House adalah dengan menghubungkannya dengan pengumuman dari inisiatif pembelian. Sebagai contoh, sebuah perusahaan baru-baru ini melakukan konsolidasi pengambilan eksekutif dan staf penyediaan. Walaupun departemen pembelian dan personalia mengirimkan catatan pemberitahuan tentang mempekerjakan manajer dari sebuah kebikan rekrutmen yang baru, pegawai membutuhkan informasi yang lebih.

Bagian pembelian dan personalia memutuskan untuk mengendalikan brown-bag lunch Open Hous yang meliputi:

·         Presentasi oleh bagian pembelian atas nilai dan keuntungan dari program konsolidasi.

·         Presentasi oleh bagian personalia atas rekrutmen baru dan proses pengangkatan pegawai.

·         Sesi tanya jawab.

Cafetaria Spotlight Tables adalah kesempatan besar untuk departemen pembelian untuk menangani informasi dari beberapa pelayanan. Promosi ini juga memberikan pegawai kesempatan untuk menanyakan pertanyaan dan mendapatkan nama pembelian yang dapat dihubungi. Mengatur meja untuk satu atau dua hari dan mempekerjakannya selama waktu makan siang yang paling sibuk. Ia juga membantu untuk mempromosikan kegiatan dengan menciptakan dan menggantung poster untuk mengiklankan kegiatan tersebut.

4. Souvenir Pemasaran

Souvenir pemasaran adalah jalan yang baik untuk membangun kesadaran dari departemen Anda. Sebagai contoh, souvenir dapat mengiklankan departemen pembelian nomor Quality Hot Line dan Fax-on-Demand. Perhiasan kecil dapat bermacam-macam dari pena, buku catatan, pot-it, sampai magnet. Sebagai contoh,  anggota dari satu departemen pembelian mendistribusikan pena dengan nomor telepon mereka di atasnya ke pegawai di Cafetaria Spotlight Tables, Open Houses dan melalui surat antar kantor. Dalam beberapa minggu, perkenalan dari departemen pembelian meningkat secara dramatis.

‘Jalan yang baik untuk menginformasikan pemimpin bisnis dan eksekutif kunci tentang kesuksesan dan aktivitas pembelian adalah dengan membuat newsletter setiap kuartal.’

5. Newsletter Setiap Kuartal

Jalan yang baik untuk menginformasikan pemimpin bisnis dan eksekutif kunci tentang kesuksesan dan aktivitas pembelian adalah dengan membuat newsletter setiap kuartal. Newsletter harus menyoroti aspek yang penting dari fungsi pembelian meliputi:

·       Pembaruan dari inisiatif utama pembelian.

·        Menyoroti pembeli yang terkemuka.

·        Artikel pada departemen pembelian berpengaruh pada dasar dari perusahaan.

·        Menyarankan bagaimana departemen pembelian dapat meningkatkan nilainya.

Menghasilkan newsletter secara elektronik tidak hanya kreatif tetapi juga atraktif secara visual. Membuat isinya tetap terpusat dan tajam, dan membatasi newsletter sampai empat halaman. Sekali semuanya selesai dan disensor, distribusikan newsletter dengan e-mail menggunakan pembaca file seperti Adobe Acrobat.

Lima inisiatif marketing yang sederhana ini merupakan jalan yang mudah untuk membangun kesadaran tentang departemen Anda. Dan dengan mempromosikan nilai dari departemen pembelian, Anda akan membantu mendidik organisasi Anda tentang keuntungan dari department Anda pada dasar perusahaan.